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      秘书资格

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      2016年秘书资格三级复习笔记大全-事务管理
      考试吧 2016-02-22 17:17:34 评论(0)条

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        第八章 事务管理 

        第一节 接待

        1、涉外接接待的原则:不卑不亢,依法办事,内外有别,尊重个人,女士优先,入乡随俗

        2、礼宾次序5种排列方式:所在国家或地区的拉丁字母,来宾的具体身份和职务的高低,来宾抵达的具体时间,来宾告知将要到访的具体时间,不排列。

        3、礼宾次序确定步骤:确定方案====提前通知====按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

        4、安排涉外迎送仪式的工作步骤:确定迎候人员====准备迎宾的物品===见面讲究礼节====送行前的拜访====安排送行仪式

        5、会见和会谈的区别

        6、安排涉外会见会谈的工作程序:约定==通知对方有关事项===准备工作(背景资料,会见场所布置,人员安排)===会谈===结束

        7、涉外宴请的原则

        8、西餐礼仪:赴宴前的准备,西餐的座次安排,入席、退席礼节,餐具的使用方法与席间礼节,西餐的饮酒礼仪

        9、招待会的礼仪:招待会的请柬,冷餐会的礼节,酒会的礼节

        10、馈赠礼品的要求:各国禁忌,馈赠礼品的礼节(送礼和受礼)

        11、选择礼品的注意事项:与受礼者的关系,明确送礼的原因,了解受礼者的特点为,经济方面的限定

        第二节 办公环境管理

        1、办公环境的种类:在家工作,远程工作,虚拟办公室,临时办公桌,弹性时间,兼职工作,合同工作,交叉工作,项目团队

        2、不同办公模式的类型、管理办法及特点(见课本图表)

        3、导致办公模式变化的原因:费用,交通问题,科技的发展,人力资源的灵活使用,企业间的竞争,企业的组织结构的变化,宽松的社会环境。

        4、办公布局的种类:开放式,封闭式

        5、合理办公布局的作用:形成有效率的工作流程,有利于员工的工作分配,有利于工作的顺利完成。

        6、开放式和封闭式办公布局的优缺点(见课本105页图表)

        7、设计办公结构和布局需要考虑的因素:人数,面积,机构的建制和办公空间的分类,组织经营的性质或内容,部门间的工作联系,办公室的间隔方式,走廊、楼梯、通道的安排,设计讲究灵活性。

        第三节 办公室日常事务管理

        1、改进办公室日常事务工作流程的基本思路:重新安排===修改===替换===合并===精简

        2、工作流程的基本步骤:定义===评价===分析===改进这==实施

        3、突发事件的种类:庆火灾,伤害,疾病,炸弹威胁或恐慌

        4、处理突发事件的原则:快速反应,控制事态的发展;以人为本,保护公共利益;公开透明,真诚面对公众;重塑形象,置之死地而后生

        5、《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》的内容及用途

        6、突发事件的预防措施和应对措施 考试大收集整理

        7、处理突发事件的工作流程:及早发现,马上报告,并保护好现场===查找问题的原因===成立临时指挥中心===控制源头,釜底抽薪====召开新闻发布会

        8、秘书督查工作的特点:复杂性,原则性,时限性,权威性

        9、督查工作应坚持的原则:实事求是,主动性,分层次落实,时效性,督查与帮办相结合

        10、督查工作的方法:书面,电话,专项,会议,调研

        11、上司交办事项督查的程序:交办==立项==登记==转办===承办==催办==检查==办结==办结回告==审核==立卷==归档

        12、查办、催办技巧:与信息工作相结合,与调查研究工作相结合,坚持归口办理,分级负责,坚持结报反馈制度

        13、督查工作注意事项:实事求是,授权督查,时限要求,办实事,谦虚谨慎

        14、工作计划的种类,制定方法,内容与要求及注意事项

        15、制定工作计划的工作程序:估量机会==确定目标=== 确定计划工作的前提条件==拟定可行方案===评价备选方案==选择方案===拟订分计划===编制预算

        16、承办期限的内容,承办期限制度及意义

        17、办公室工作评估的意义:提高了工作效率,明确了组织机构的建制,促进了员工承担责任,有助于进行控制和监督工作。

        18、办公室工作目标管理过程:建立完整的目标体系==制定目标===组织实施= ==检查和评估

        19、办公室工作评估:数量目标评估,质量目标评估

        第四节 办公用品管理

        1、获得设备使用权的方式:购买和租用

        2、政府采购的主体:采购机关和供应商。主要方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源

        3、办公用品与设备的采购程序:提出购买申请==审批、落实经费==招标、选择供应商==签订供货合同==货物入库==支付货款

        4、采购预算方案制定的原则:真实性,重点性,目标相关性,经济合理性

        5、编制采购预算的一般程序:确定预算的核算基数==进行市场调研==确定采购产品的种类及型号价格===编写预算方案===征求意见,完善方案

        6、预算方法:传统预算法,零基预算法

        第五节 信息管理

        1、信息开发的特性:多次性

        2、信息开发的类型:一次信息开发,二次信息开发,三次信息开发

        3、信息开发的主要形式:剪报,索引,目录编制,文摘,信息资料册,简讯,调查报告

        4、信息编写的类型:动态型, 建议型,经验型,问题型,预测型

        5、信息开发的工作程序:确定主题==分析信息材料==选择信息开发方法==选择信息开发的形式==形成信息产品

        6、信息利用的特点:周期性,经常性,广泛性和实效性

        7、信息利用的工作程序:熟悉信息的内容===确定利用需求===确定信息利用服务的途径===获取信息===提供信息

        8、信息反馈的特点为:针对性,及时性,连续性

        9、信息反馈的形式:正反馈和负反馈;纵向反馈和横向反馈信息;前反馈和后反馈

        10、信息反馈的工作程序:明确目标==选择信息反馈的方法==获取反馈信息==加工分析反馈信息==传递反馈信息==利用反馈信息

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